Menjaga Bahasa Indonesia Lewat Penulisan Surat Dinas pada Instansi Pemerintah

Sebagai instansi pemerintahan, surat dinas yang dibuat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa yang efektif serta bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang berlaku.

Instansi pemerintahan dalam menjalankan fungsi kedinasan tidak terlepas dari kegiatan administratif yang didalamnya mencakup surat menyurat. Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis yang efektif untuk menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas. Surat dapat didokumentasikan dan digandakan serta dijadikan dokumen yang sahih dalam kegiatan adiministrasi. Demikian juga halnya dengan instansi pemerintahan yang senantiasa berkomunikasi secara tertulis baik internal yakni antar bidang dalam suatu instansi maupun eksteranal yakni hubungan komunikasi antar lembaga diluar instansi yang bersangkutan. Komunikasi yang dijalin tertuang lewat surat-surat yang sifatnya resmi yang disebut surat dinas.

Merujuk ke definisi resminya surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.

Arti kata dinas diantaranya jawatan dan segala sesuatu mengenai atau berhubungan dengan jawatan bukan partikelir, sedangkan arti kata resmi diataranya ialah sah dari pemerintah atau dari yang berwajib yang ditetapkan (diumumkan, disahkan) oleh pemerintah atau jawatan yang bersangkutan (Poerwadarminta, 1976:251).

Surat dinas didalamnya terkandung informasi-informasi tertentu yang dapat berupa perintah, pemberitahuan, tugas, permintaan, teguran dan sebagainya.

Sebagai instansi pemerintahan, surat dinas yang dibuat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa yang efektif serta bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang berlaku. Bahasa surat dinas haruslah bahasa ragam resmi atau bahasa ragam baku agar pesan dari surat mudah dipahami dan terhindar dari kesalahan penafsiran.

Namun dalam pelaksanaanya surat dinas masih ditemukan kesalahan-kesalahan dalam berbahasa dimana kata, kalimat, paragraf menyimpang dari kaidah bahasa Indonesia baku, serta pemakaian ejaan dan tanda baca juga menyimpang dari buku Ejaan Bahasa Indonesia yang disempurnakan.

Contoh kesalahan dalam penulisan surat dinas.

Pada surat dinas terdapat penulisan Yth. Undangan Terlampir. Kesalahan pertama pada kata Terlampir tidak perlu memakai huruf kapital. Kesalahan kedua kalimat Undangan Terlampir memberi kesan ada fisik undangan lain yang dilampirkan pada surat ini. Harusnya : Yth. (daftar undangan terlampir)

Pada surat dinas terdapat kesalahan yaitu pada perihal isi surat tertulis : Pelaksanaan Pembinaan Kepegawaian. Penulisan huruf besar pada tiap awal kata pada kalimat di atas tidak benar karena tidak sesuai kaidah penggunaan huruf kapital sebagaimana yang diatur pada Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Sebaiknya ditulis : Pelaksanaan pembinaan kepegawaian.

Pada surat dinas pembuka kalimat dituliskan sebagai berikut :
Disampaikan dengan hormat, Dalam rangka pelaksanaan tugas..... dst. Kalimat Disampaikan dengan hormat dihilangkan saja, sebaiknya dituliskan sebagai berikut : Dalam rangka pelaksanaan tugas ..... dst.

Pada surat dinas terdapat kalimat sebagai berikut : Sosialisasi Peta Sebaran Tenaga Kesehatan Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten X. “Di” pada kalimat cukup ditulis “di”, tidak memakai huruf kapital.

Pada surat dinas ditulis Kepada Yth, kata kepada tidak baku sebaiknya kata kepada tidak perlu ditulis. Sebaiknya langsung saja ditulis Yth.

Pada surat dinas terdapat kalimat : Dalam rangka Soft Opening RSUD ABCD, bersama ini kami mengundang .....dst. Pada penggunaan kata asing seperti Soft Opening pada contoh, hendaknya di ketik soft opening . Hurufnya ditulis miring dan tidak diawali memakai huruf kapital.
                                           * * *
Referensi :

Chaer, A. (2014): Linguistik Umum. Jakarta : Rineka Cipta

Yikwa, Piter. Dkk. 2019. Kesalahan Pemakaian Bahasa Indonesia Dalam Surat Resmi Tulisan Siswa Sma Ypk Tabernakel Nabire. BASASTRA : Jurnal Bahasa, Sastra, dan Pengajarannya Volume 7 Nomor 2